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华天动力:OA系统如何深度介入项目管理的完整生命周期

  注册一家公司,制作一个网站,开发一款游戏,研发一款新品,甚至是组织一场球赛,举办一个Party,这些都可以纳入项目管理的范畴。在日趋复杂多变的市场环境下,任何组织要想在有限的时间和资源内,合理有效地将人、财、物有机整合完成特定目标,如果还沿用传统的项目管理方式未免有些不合时宜和低效。

  下面,本文就以此为线索,从现代企业管理的角度, 以华天动力协同OA系统为例,深度分析OA系统如何融入组织的各项事务,打通组织的“任督二脉”,如何对各类项目进行全生命周期的科学管理,如何用OA系统为达到组织的特定目标而开展计划、组织、沟通、控制与反馈。

  如上图,项目管理的生命周期开始于对项目需求与预算的评估,中间分别经历了项目立项审批,项目分解,项目计划与任务安排,项目执行状态与进度管理,项目文档管理与经验沉淀,最终结束于对项目数据的统计分析与报表,从起点到终点,OA系统都贯穿项目管理的整个生命周期。

  项目需求,来源于组织的特定目标,比如一家公司要扩大品牌知名度,往往需要组织一系列的市场宣传活动,大到全国巡展,小到新品发布,每一个活动都是一个相对独立的项目,公司管理层需要对每个活动的需求与预算进行评估,比如活动主题、客群定位、方案可行性、广告投入及其他费用预算。

  对项目需求、可行性及预算进行评估过后,要调动公司的资源来运作项目,就需要在公司内部进行立项,如下图,在华天动力协同OA系统中创建新项目,除了项目基本信息外,还可以同时设置项目预算与项目成员。

  由市场活动的项目经理发起新品发布会的项目立项申请,由公司领导层进行审批,公司营销副总/总经理可以在审批新品发布会的立项申请时,可以查看项目需求评估与预算评估,从项目申请表的附件中还可以看到新品发布会的策划方案。

  立项通过后,项目经理就可以开始把项目逐级分解成若干可控可执行的具体任务,同时这也是整合公司资源共同完成项目目标的起点。

  作为新品发布会的项目负责人,市场部经理现在就需要把新品发布会分解为若干个具体的任务分别由不同职能的人员负责,比如文案策划负责输出发布会媒体宣传的新闻稿件、宣传物料的文字版;美工负责平面设计,宣传册、彩页;公关经理负责邀约媒体、发布会前期预热、事中升温和事后的持续报道,向拟邀嘉宾发出邀请函;活动专员负责联系活动公司、预订场地、确定会议流程和会场布置方案;网站运营负责新品发布会网站专题的制作;采购人员负责按照礼品清单购买嘉宾礼品和参会人员礼品;销售人员负责邀约潜在客户和老客户参加发布会。具体如下图“新品发布会项目分工图”,

  项目经理会将上述项目成员及其所负责的子项目内容录入OA系统,并指定每个子项目完成时间,如下图:新品发布会任务列表

  项目分解完成后,所有项目成员会即时在自己的OA系统界面收到新消息提醒,每个成员都可以很清晰地看到自己所负责的内容。比如活动专员在收到新消息提醒后,会在“我的项目”中看到自己在新品发布项目里的工作分工,以及需要与其他成员配合完成的工作内容,下图是活动执行王义负责的任务,

  活动专员可以在华天动力协同OA系统里对自己的分工内容进一步细化,具体到若干个任务,在OA系统里录入自己的各个子任务的目标、内容、关键时间节点、需要其它成员配合的子任务,以及此任务的最终完成时间。

  项目成员的各个子项目有的是可以独立完成的,但多数都是需要成员间的无缝配合一同完成的,比如在新品发布会项目中的文案策划与美工之间的协同配合就是非常频繁的,如下图,

  要完成宣传册制作的子任务,文案策划先在OA系统中提交宣传册的文字稿,经市场部经理确认后,再交由美工设计排版。

  新品发布会的所有项目成员都会在OA系统里制定自己所负责子项目的任务计划,华天动力协同OA系统会根据所有项目成员的工作计划,汇总生成新品发布会项目总体的甘特图,如图所示,

  如上图,新品发布会的所有子项目、工作任务的起止时间都会显示在图中,公司总经理或营销副总可以了解发布会的总体进度,各部门的配合协调情况,预算是否已经到位;市场部经理可以明确地知道发布会的宣传册什么时间可以印刷完成,嘉宾邀请函是否已经发出,媒体稿件、宣传物料是否完成,发布会所需的各类礼品是否已经采购入库,销售人员邀约潜在客户的情况。

  在整个项目生命周期中产生的所有文档,都可以记录在华天动力协同OA系统里。举办一个新品发布会,从前期的方案策划、可行性分析、预算申报、立项审批,到后期的新闻通稿、会场布置方案、开场视频、产品演示文档、宣传物料的平面设计稿、邀请函、礼品的报价清单,与外部公关公司签订的合同等资料都会一一记录在OA系统里新品发布会项下的文档管理中心,如下图,

  在项目执行的过程中,所有项目成员都可以随时查看、更新与项目相关的文档;项目完成之后,这些文档会成为项目经验积累在OA系统里,日后如果有类似市场项目,只要找到新品发布会,其项下的所有文档就都可以呈现出来。

  项目完成后,公司的高层管理者可以了解到有关发布会项目执行效果的数据,比如在前期预热阶段,有多少潜在用户参与了我们的网站专题活动,有多少粉丝阅读、收藏或转发了我们的图文消息,在整个发布会阶段,我们的官网流量和电话咨询量是否有显著提高,又有多少潜在用户回复了我们的电子邀请函。

  除了新品发布会,公司管理层还可以在华天动力协同OA系统中了解近期所有项目的进展状态,如下图所示,

  至此,不难看出,华天动力协同OA系统可以深度参与项目管理的整个生命周期,通过贯穿组织所有部门与项目相关的审批流程,打通组织的“任督二脉”,有效整合所有部门的人、财、物资源,达成特定的项目目标。同时更重要地,华天动力协同OA系统依据不同的管理需要,提取和汇总了与项目有关的所有信息,可以从多个角度分别对项目的推进情况、项目成员协同度、项目预算控制、项目审批流转效率、项目文档产出与市场效果进行分析,从而达到组织对各类型项目完整生命周期的最优管理状态。

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