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从任务执行到项目管理你的思维需要这样转变丨众口卫鸡汤

  很多人善于单独执行一个任务,当涉及多线任务时特别容易出差错。很多时候发生这些情况,不是他们能力不行,而是没有将思维从任务转移到项目。

  单独去执行一个任务时,成果还不错。但当涉及多线任务,需要同时跟进不同对接人,统筹一大堆信息时,就特别容易出差错。

  收集了大量资料,记了一堆备忘信息,执行时却总是丢三落四,导致被老板说统筹能力不行……

  很多时候,发生这些情况,并不是由于你的能力不行,而是,你没有将你的思维,从「任务」转移到「项目」。

  无论是开设一个门店,举办一场活动,设计一个产品,组织一次推广……甚至,聚焦到个人身上,准备一场考试,完成一次演讲,策划一场旅行,都可以是一个项目。

  当我们聚焦在一项任务上面时,我们需要考虑的地方很少:无非「如何把任务做得更好」而已。

  不要看到「项目管理」就心生畏惧 —— 其实,只要运用一些简单的思维和工具,你也可以一个人,撑起一个复杂的项目。

  前阵子,我分享了自己通过 DIKW 模型来学习的方法。有同学在后台提问:

  在网上搜寻信息时,经常一不小心就陷了进去,不断浏览新页面,导致花上大量时间,如何把握这里面的「度」呢?

  什么是项目边界?简而言之,就是一条明确的界限:这次的项目要做什么,不做什么。

  规划一次旅行,途径某个城市,转机时间24小时,那么我就会首先做好计算:这24小时里面,除去交通的时间,以防意外的安全时间,剩下能自由行动的时间,有多少?

  接着,所有可能会消耗时间的方案(比如需要排队、路途遥远、位置偏僻等),全部会被我筛出去。

  我会把所有的注意力,放在位于市区里面、交通便利、无需花费太多时间的景点,再大致定下游览路线。

  这样一来,哪怕玩得不是很尽兴,错过了某几个地方,也不要紧。因为我知道,一旦误机了,后面的损失会更大 ——所有做好的规划,可能都要全盘推翻重来。

  更重要的是,这可以避免在规划的时候,浪费大量时间,最终却发现找出来的场所都不合适。

  这就是「在边界之内思考」:先划下边界,再考虑「自己所考虑的事情,是否在边界之内?」如果不是,就先记下来,将其清出大脑,避免在上面浪费过多的时间和精力。

  在一张白纸上,画下一条线:左边是「边界之内」,右边是「边界之外」。每当你想到任何一个新议题时,将其写下来,看看它是位于线(边界)的左边,还是右边。

  我保证,你一定见过这样的同事:发言从第一句开始就天马行空,总是不经意带偏会议的节奏,还一说就是一大通,又不好打断。

  这个时候最需要的是什么呢?主持人在白板上画下一道线,告诉他:你说的我们先记下来,下次再找时间讨论,现在我们回到会议中心议题上。

  这样,就可以保证,整个讨论过程,始终都在「我们的控制之内」,不会偏离到其他方向。

  同样,在规划训练营的时候,我会先思考:训练营要包含哪些内容?不包含哪些内容?这中间明确的一条界限是什么?

  这样一来,就可以避免在规划和执行过程中,不断地「增加」新的东西进来,导致训练营变得过于臃肿、复杂,也不利于大家理解。

  如果说时间管理,是对于单线任务的管理,那么项目管理就更加立体:同一段时间里,要兼顾多个项目、多个任务,如何才能避免手忙脚乱?

  举个例子:我在筹备训练营的时候,同时还要兼顾公众号、写书,以及跟朋友合作的其他项目,如何才能将这些事情安排妥当?

  一个行而有效的方法,是利用 Excel,做出一张「里程碑表格」,将所有需要兼顾的项目,全部写上去,记录下关键节点(亦即「里程碑」)。

  再根据这张表格,每天跟进,记录当天的进度、重要事项、备忘录。达到用一张表格,就能统筹所有项目的目的。

  横轴是时间,纵轴是项目类别。标红的格子是关键节点,也就是「里程碑」,亦即已经确定下来、需要交付明确成果的时间点。

  接着,每一天结束了,再拨出一段固定的时间,用来做跟进:在当天的格子里,将这一天主要的进展、成果和重要信息记录下来,便于以后查看。

  当面对的任务繁多、项目复杂的时候,用滴答清单等 Todo List 工具,不便于纵览全局。但用里程碑表,我们就可以看到这个月所有的安排。知道自己手头上有哪些事情,这些事情需要完成什么,对时间有什么要求,等等。

  更具体来说,只要我们定位到某一天,纵向划下一道线,当天所有需要完成的事情,也就全部一清二楚。

  这一点不用说了。我们定位到任意一行,就能清楚地看到:对于某个项目,已经确定的关键节点有哪些;为了实现这些关键节点,我们需要做什么;每一天需要完成多少进度;等等。

  任何一份计划,做出来,仅仅只是开始。如果把计划放在一边不管,是不会起到任何作用的。

  所以,我们需要在每天的格子里,记录下每天的进度、问题和重要信息,做好跟进。

  这样,才能让我们看到,每一天,项目实实在在地在推进着。如果遇到任何障碍和问题,也能及时注意到,纳入考虑范围。

  可能有同学会问:能不能用日历来做「里程碑」?其实也可以。就是用起来,不如直接用 Excel(或是其他表格软件)方便。

  当然,这只是一个极其简化的模型,项目管理中,面对更复杂的项目,会有更高级的应用,在这里就不展开讲了。

  我常常说一句话:一个项目做完了,远远没有结束,只有经过复盘,将项目中的经验和教训记住,用在下一次项目中,才是真正尽到了它的使命。

  如果没有复盘,一个项目做下来,你相当于任何提升都没有获得。该犯的错下次还是会犯,该绕的路下次还会绕,该遇到的坑下次还会遇到。

  K 代表 Keep:在这次项目过程中,有哪些细节、操作,是可以继续保持的?

  P 代表 Problem:在这次项目中,遇到了什么问题?有哪些地方需要进一步思考、解决?

  T 代表 Try:在这次项目中,有哪些想法是可以在下次项目中尝试的?不妨测试一下。

  2)找出 P:亦即通过反馈、汇报和成果,找到这个周期中存在的问题,把它们记下来;

  3)写下 T:根据找到的 P,试着写出可行的尝试方法,再一一进行小范围测试。

  要注意的是,并不是只有项目结案了,才能复盘。实际上,每一个周期里,都可以进行一次小复盘。

  做项目并不复杂,只要遵循一定规律,按照相应的程序在实践中反复体验就能学会。所以,看到“项目”这个词汇,你不要排斥和困惑,反而应该去深入地了解它,了解它的含义,它的特性,它的运作逻辑和施行方法,以及成为合格的项目经理的基本要素等,因为每个人都在做“成功的人生”这个项目,项目周期至生命结束,项目经理是自己!